La transformación digital de las empresas ya no es una opción, sino que ha pasado a convertirse en una obligación. Al menos, en lo que respecta a determinados procesos habituales en la gestión empresarial, como es el caso de la facturación y el registro horario. Pero, ¿cuáles son exactamente los cambios que deben acometer las empresas de forma inmediata?
Cabe destacar que, hasta ahora, la digitalización obligatoria no afectaba a todas las empresas, sino únicamente a aquellas que tuvieran relación con la administración pública. Sin embargo, en los próximos meses entrarán en vigor determinadas normativas que extienden esa obligación también al resto de empresas y autónomos.
Los cambios en digitalización más importantes para las empresas
La necesidad de implementar cambios relevantes en las empresas viene determinada por dos grandes hitos: el uso de factura electrónica para empresas y autónomos y la obligatoriedad de registrar el control horario por vía digital. En CEGID hemos analizado de manera más detallada cuáles son los cambios que exigirán una digitalización más inmediata en la mayoría de las empresas, incluyendo pymes y autónomos.
Uso de plataformas homologadas
Las empresas deberán utilizar plataformas homologadas tanto para la gestión de su facturación como para el registro horario. En ambos casos deberán ser soluciones que ofrezcan la máxima interoperabilidad con la administración, inalterabilidad y accesibilidad a tiempo real.
Es decir, no será válido mantener el control horario en un Excel o enviar una factura en formato PDF, sino que se deberá seguir el formato estructurado XML o UBL.
Información más completa
La información que se debe plasmar en las facturas electrónicas también están especificados en la Ley Crea y Crece. Además de los datos que ya son obligatorios en las facturas en papel, se incluyen:
- Código QR de identificación única
- Firma electrónica.
- Estado de las facturas.
En el caso del control horario, tal y como refleja el anteproyecto de reducción de horas laborales, se deben contemplar tanto la hora de entrada y la de salida, como todo el tiempo destinado a pausas o descansos de forma clara e inequívoca.
Transparencia con la administración
Otro de los aspectos que deben tener en cuenta las empresas y autónomos es que toda la información tanto fiscal como laboral deberá ser accesible por parte de la Administración Pública en cualquier momento.
Esta es la razón por la que se deben utilizar soluciones digitales certificadas para ello, como las de CEGID. En caso contrario, podría haber una imposibilidad de acceder a los datos desde el sector público, lo que podría acarrear sanciones.
En cualquier caso, la necesidad de adaptarse a las nuevas normas digitales es inmediata, tanto para las empresas como para los autónomos. Esperar al último momento solo conllevará más estrés y menos margen temporal para incorporar los cambios progresivamente.
